Tim Pengabdian kepada Masyarakat dari Politeknik Negeri Ambon terdiri atas Victor R. Pattipeilohy, Jean R. Asthenu, Vera P. Kay, Eline O. Hutubessy, Leonora Ferdinandus, Sherly Rutumalessy, dan Poserattu V. Alvonso membuktikan bahwa, pengelolaan dokumen dan kearsipan bukan sekadar pekerjaan administratif yang terjebak pada rutinitas penyimpanan berkas. Melalui Workshop Manajemen Perkantoran yang digelar pada 13–14 Juni 2025 di Desa Haruku, mereka menegaskan bahwa, administrasi desa adalah urat nadi pembangunan.
Selama ini, administrasi sering dipersepsikan hanya sebatas tata usaha atau urusan keuangan, padahal sejatinya mencakup seluruh proses perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi kegiatan. Dalam konteks itu, arsip menjadi saksi perjalanan pemerintahan, penyimpan memori kolektif, sekaligus alat pengambil keputusan berbasis data.
Urgensi kearsipan yang baik terlihat jelas dari risiko yang dihadapi desa ketika dokumentasi tidak terstruktur, mulai dari hilangnya jejak kebijakan, terulangnya kesalahan, hingga lemahnya pertanggungjawaban program. Karena itu, materi tentang prosedur pengarsipan, mulai dari penerimaan dokumen, pencatatan, klasifikasi, hingga penyimpanan fisik dan digital, menjadi titik awal pembentukan tata kelola yang profesional.
“Kearsipan yang baik bukan hanya menyimpan masa lalu, tetapi juga mengarahkan masa depan,” tegas salah satu narasumber.
Kutipan ini menggambarkan bahwa,.arsip bukan dokumen mati, melainkan sumber pengetahuan yang menuntut kesadaran dan disiplin tinggi dalam pengelolaannya.
Harapan besar dari penguatan sistem kearsipan adalah terciptanya pelayanan publik yang cepat, akurat, dan transparan. Prosedur yang jelas, klasifikasi yang rapi, serta penyimpanan yang teratur akan memastikan setiap permintaan informasi dari masyarakat dapat dilayani tanpa hambatan.
Pelatihan aparatur desa tentang sistem penyimpanan menjadi langkah strategis agar teori benar-benar terwujud dalam praktik. Lebih dari itu, solusi berkelanjutan terletak pada membangun budaya kerja yang memandang arsip sebagai aset berharga. Setiap dokumen adalah potongan puzzle yang membentuk gambaran utuh kinerja desa.
Dengan kearsipan yang efektif, keputusan menjadi lebih berbobot, pemerintahan lebih akuntabel, dan masyarakat merasa benar-benar dilayani. Jika semangat seperti di Desa Haruku ini diadopsi desa-desa lain, kemajuan administrasi desa di Maluku bahkan Indonesia akan menjadi kenyataan yang dapat kita wujudkan bersama.
PatroliNews.id – Untuk Rakyat, Fakta dan Keberanian Menyuarakan Kebenaran.
